Giám đốc chất lượng - Bạn là ai?

Những năm gần đây, cùng với việc triển khai quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 và mới chuyển đổi thành ISO 9001:2008, có gần 7.000 doanh nghiệp, tổ chức đã được chứng chỉ. Điều đó đồng nghĩa với việc có khoảng 10.000 người nắm giữ vị trí là Đại diện Lãnh đạo về chất lượng (QMR), hay Giám đốc Chất lượng. Đây là một vị trí quản lý vô cùng quan trọng, quyết định quá trình thiết lập, vận hành, cải tiến và sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng, đem hiệu quả cho danh nghiệp. Vậy Giám đốc chất lượng/ QMR là ai?

Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, điều 5.5.2 có quy định:

Lãnh đạo cao nhất phải chỉ định một thành viên trong ban lãnh đạo của tổ chức, ngoài các trách
nhiệm khác, phải có trách nhiệm và quyền hạn sau:

a) đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và
duy trì;

b)  báo  cáo  cho  lãnh  đạo  cao  nhất  về  kết  quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và về mọi nhu cầu cải tiến, và

c)   đảm bảo thúc đẩy toàn bộ tổ chức nhận thức được các yêu cầu của khách hàng. 

CHÚ  THÍCH :  Trách  nhiệm  của  đại  diện  lãnh  đạo  về chất  lượng  có  thể  bao  gồm  cả  quan  hệ  với  bên  ngoài về các vấn đề có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.

Tuy nhiên, quy định này còn rất chung chung, gây không ít khó khăn khi thực hiện. Nhiều Giám đốc chất lượng đến nay vẫn loay hoay không biết phải làm gì để hệ thống QLCL sống, thực sự là công cụ quản lý hiệu quả của đội ngũ Lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp.

Với 8 năm kinh nghiệm trực tiếp làm quản lý chất lượng trong công ty nước ngoài và tư vấn cho các doanh nghiệp, các tổ chức hành chính công (UBND tỉnh, thành phố, Sở, Ban ngành),   Hiệu xin chia sẻ sau đây bản Mô tả công việc cụ thể của vị trí Đại diện Lãnh đạo về chất lượng (QMR) / Giám đốc chất lượng

 Mô tả công việc của QMR/ Giám đốc Chất lượng:

Tổng Giám đốc phân công/ bổ nhiệm một thành viên trong Ban Lãnh đạo làm Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR - Quality Management Representative). Ngoài các trách nhiệm khác, đối với Hệ thống quản lý chất lượng, QMR/ Giám đốc Chất lượng có các trách nhiệm và quyền hạn sau:

1. Trách nhiệm:

-    Đảm bảo cho các quá trình cần thiết của Hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì, cụ thể là:

+        Giúp Tổng Giám đốc trong việc thiết lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của Công ty.

+        Chỉ đạo việc cập nhật, sửa đổi hệ thống tài liệu và cải tiến, nâng cấp hệ thống quản lý cho phù hợp với thực tế trong từng giai đoạn.

+        Phối hợp với các đơn vị liên quan chỉ đạo công tác đánh giá lựa chọn các nhà cung ứng, đo lường chất lượng sản phẩm, đo lường sự thoả mãn của khách hàng và xem xét các biện pháp khắc phục phòng ngừa.

+        Xem xét việc cung cấp các nguồn lực cần thiết đảm bảo hệ Hệ thống quản lý chất lượng hoạt động có hiệu lực và hiệu quả.

+        Chủ trì tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ, lựa chọn và đào tạo đội ngũ đánh giá viên đảm bảo năng lực thực hiện các cuộc đánh giá.

+        Giám sát, xem xét các hành động khắc phục phòng ngừa tại các đơn vị.

+        Giúp Tổng Giám đốc trong việc tổ chức các cuộc họp xem xét của Lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng.

-    Định kỳ, báo cáo về hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và mọi nhu cầu cải tiến hệ thống cho Tổng Giám đốc;

-    Tổ chức phổ biến, tuyên truyền để mọi người trong Công ty nhận thức được các yêu cầu của khách hàng để thực hiện và đáp ứng;

-    Là đại diện của Công ty khi liên hệ với các tổ chức đào tạo, tư vấn và tổ chức đánh giá liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng.

2. Quyền hạn:

-    Có quyền ký xem xét Sổ tay chất lượng, Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Thay mặt Tổng Giám đốc ký các văn bản liên quan đến chất lượng theo sự uỷ quyền của Tổng Giám đốc.

-    Trực tiếp chỉ đạo Ban ISO và chỉ đạo các công việc liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng tại tất cả các đơn vị của Công ty.

-    Có quyền tạm đình chỉ những công việc không phù hợp với yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng và báo cáo lên Tổng Giám đốc.

Để biết thêm về Giám đốc chất lượng, QMR, các tố chất, kỹ năng cần thiết của QMR, công cụ giúp QMR hoạt động hiệu quả, bạn có thể liên hệ ngay với tác giả.

  

Tác giả:  Ninh Văn Hiệu - Chuyên gia tư vấn quản lý, Chuyên gia đánh giá trưởng.

Mobi: 0989.979.434  Email: hieuISO@gmail.com  Website: www.NinhVanHieu.com

Read more »

Mô tả công việc của Trưởng Phòng QLCL Hệ thống - ISO

a. Năng lực:

-         Trình độ Đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành quản trị chất lượng.

-         Có kinh nghiệm ít nhất 3 - 5 năm về nghiệp vụ và quản lý.

-         Nắm vững các nguyên tắc, quy định nghiệp vụ trong lĩnh vực làm việc; am hiểu về các Hệ thống quản lý theo ISO 9000, ISO 14000, 5S, Kaizen và thực tế quản lý của Công ty; hiểu biết pháp luật liên quan đến chất lượng & môi trường.

-         Có khả năng sử dụng thành thạo máy vi tính, phần mềm ứng dụng trong công việc; biết soạn thảo các văn bản, báo cáo nghiệp vụ mà mình đảm nhiệm.

-         Có tư duy hệ thống, khả năng phân tích, tổng hợp và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và hiệu quả.

-         Có kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, lãnh đạo quản lý và đào tạo bồi dưỡng nhân viên.

-         Có sức khoẻ đảm bảo công tác tốt và ý thức xây dựng Công ty lâu dài.

b. Trách nhiệm:

Quản lý điều hành hoạt động chung của P.QLCL HT và trực tiếp đảm nhiệm các công việc:

-         Xây dựng cấu trúc, các quá trình của HTQL CL & MT của Công ty theo tiêu chuẩn áp dụng (ISO 9000, ISO 14000, 5S, Kaizen.).

-         Phối hợp với P.CNTT tổ chức thiết lập và triển khai hệ thống quản lý ISO Online, hệ thống an ninh thông tin ISO 27000.

-         Tổ chức lập kế hoạch triển khai thực hiện các hoạt động quản lý chất lượng & môi trường của Công ty hàng năm.

-         Giúp lãnh đạo thiết lập Chính sách, Mục tiêu chất lượng & môi trường và chương trình môi trường của Công ty trong từng giai đoạn.

-         Lập kế hoạch và tổ chức xây dựng, soát xét các tài liệu hệ thống chất lượng, quản lý môi trường của Công ty trong từng giai đoạn.

-         Bổ sung, soát xét Sổ tay chất lượng, Sổ tay môi trường và xem xét các qui trình chung, tích hợp của HTQL CL & MT, bao gồm: Quy trình kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, kiểm soát sản phẩm không phù hợp, đánh giá chất lượng nội bộ, xem xét của lãnh đạo, hành động khắc phục/ phòng ngừa.

-         Xây dựng chương trình và tổ chức các khoá đào tạo thích hợp về chất lượng, môi trường nhằm nâng cao nhận thức, ý thức cho toàn thể cán bộ công nhân viên.

-         Liên hệ với các tổ chức bên ngoài tổ chức đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ, đảm bảo năng lực đánh giá của đội ngũ đánh giá viên.

-         Lập danh sách các chuyên gia đánh giá nội bộ của Công ty, bổ sung, soát xét cập nhật hàng năm trên cơ sở biến động về lao động, về cơ cấu tổ chức và kết quả đào tạo hàng năm.

-         Lập kế hoạch, chương trình và tổ chức đánh giá nội bộ (định kỳ hoặc đột suất).

-         Xử lý những thiếu sót của HTQL CL, môi trường và giám sát các hoạt động khắc phục, phòng ngừa tại các đơn vị.

-         Đề xuất những biện pháp nhằm giảm thiểu lãng phí, cải tiến nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng quá trình.

-         Xây dựng các dự án QLCL, cải tiến năng suất, chất lượng và tổ chức triển khai.

-         Quan hệ, làm việc với các tổ chức bên ngoài về chất lượng như: các cơ quan quản lý Nhà nước về chất lượng, tổ chức tư vấn, đào tạo, đánh giá … khi được TGĐ phân công hoặc uỷ quyền.

-         Thực hiện các công việc khác khi ­được Ban Lãnh đạo phân công.

c. Quyền hạn:

+ Những quyền hạn chung:

-         Được phân công công việc và đánh giá kết quả thực hiện của các NV trong Phòng.

-         Được chủ động kế hoạch công tác và điều phối công việc trong phạm vi quản lý và chịu trách nhiệm về quyết định đó.

-         Được ký bảng chấm công hàng tháng của phòng.

-         Được ký kiểm tra các văn bản liên quan đến công việc QLCL, môi trường và cải tiến.

-         Được trao đổi với các nhân viên và lãnh đạo các đơn vị về các vấn đề liên quan trong quá trình kiểm tra, kiểm soát.

-         Được tham gia ý kiến trong việc xây dựng và hoàn thiện các chính sách và các qui định trong Công ty.

-         Được báo cáo, đề xuất ý kiến với Ban Lãnh đạo Công ty về các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của Phòng.

-         Được giải quyết cho nhân viên nghỉ phép đến 02 ngày, nếu trên 02 ngày đề nghị TGĐ/ Phó TGĐ phụ trách giải quyết...

+ Những quyền hạn riêng của TP.QLCL HT:

-         Có quyền kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của các đơn vị, phòng ban khác về việc thực hiện quy trình, quy định liên quan đến hệ thống QLCL, QL môi trường của Công ty (định kỳ hoặc đột xuất).

-         Có quyền yêu cầu tất cả các đơn vị trong Công ty cung cấp và giải trình các tài liệu, dữ liệu và hồ sơ liên quan đến HTQLCL, HT môi trường.

-         Yêu cầu các đơn vị thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa và thực hiện các chương trình cải tiến chất lượng, đảm bảo môi trường.

-         Được tiếp cận với tất cả các đơn vị và cá nhân trong mọi vấn đề xuyên suốt các hoạt động có liên quan đến chất lượng & môi trường của Công ty.

-         Có quyền báo cáo trực tiếp đến TGĐ và QMR mọi vấn đề liên quan đến HTQLCL, HTQLMT và các chương trình cải tiến.

-         Được tham gia các hội nghị về sản xuất, hội nghị khách hàng liên quan đến chất lượng và môi trường; được ký một số văn bản về chất lượng & môi trường theo sự uỷ quyền của TGĐ và chịu trách nhiệm trước TGĐ.

d. Cấp báo cáo: QMR, TGĐ.

Read more »

Nghề quản lý chất lượng - triển vọng phát triển

Kể từ khi ISO 9000 du nhập vào Việt Nam, khởi đầu là 2 doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 vào năm 1996, tính đến nay, trong cả nước đã có khoảng 7000 tổ chức, doanh nghiệp áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9000. Như vậy, cũng tồn tại con số tối khoảng 10.000 cán bộ Đại diện Lãnh đạo về Chất lượng (QMR), Thư ký ISO, không kể những người đã rời bỏ vị trí này.      Tuy nhiên, phần lớn cán bộ QMR/ Thư ký ISO của các doanh nghiệp đều gặp khó khăn trong việc thực hiện vai trò của mình và do đó cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của hệ thống ISO 9000. Bên cạnh yêu cầu “báo cáo tới lãnh đạo cao nhất về kết quả của hệ thống”, Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 chỉ đưa ra yêu cầu đối với cán bộ QMR là : “đảm bảo…”, “đảm bảo thúc đẩy hệ thống…” nhưng không chỉ ra rằng cán bộ QMR phải “đảm bảo” như thế nào. Qui định chung như vậy thể hiện tính ưu việt của Tiêu chuẩn phiên bản mới nhưng cũng gây không ít khó khăn cho cán bộ QMR trong quá trình tiến hành công việc.

Theo qui định của yêu cầu 5.5.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp phải chỉ định, trao quyền hạn cho một người đại diện để: quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối Hệ thống ISO 9000. Mục đích của việc trao quyền này là nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả của hệ thống trong quá trình vận hành và cải tiến hệ thống. Do vậy, QMR là một vị trí rất quan trọng trong quá trình triển khai, duy trì và cải tiến Hệ thống ISO 9000.

Phần lớn các doanh nghiệp áo dụng ISO 9000 đều giao phó Hệ thống cho cán bộ QMR/ Thư ký ISO với hy vọng đạt được hiệu lực và hiệu quả của hệ thống mà không có cơ sở để chắc rằng cán bộ này có thể điều hành hệ thống một cách hiệu quả. Rất nhiều doanh nghiệp lại không đánh giá đúng vai trò, giá trị của QMR đối với sự thành công của hệ thống. Họ cho rằng bổ nhiệm cán bộ QMR để đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn và để có người  “gánh” hệ thống chuẩn bị cho các cuộc đánh giá của cơ quan chứng nhận. Bởi vậy, họ không quan tâm đến các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho cán bộ QMR để có thể quản lý hệ thống đạt hiệu quả  cũng như thiếu đầu tư, trang bị kiến thức kinh nghiệm cho cán bộ này.

Ở các nước có phong trào ISO 9000 phát triển mạnh, QMR còn được gọi là Giám đốc Chất lượng. Thư ký ISO không chỉ 1 người mà gồm một nhóm người, phát triển hơn nữa đó là có Phòng Quản lý chất lượng hệ thống. Lãnh đạo cấp cao ở đây ý thức rất rõ vai trò của cán bộ QMR với sự thành công của hệ thống ISO 9000. Họ hiểu rằng: ngoài việc nắm bắt tổng thể các quá trình trong hệ thống và các vấn đề chất lượng trong doanh nghiệp, cán bộ QMR cần nắm rõ các phương pháp, công cụ hỗ trợ cũng như biết lựa chọn và sử dụng các giải pháp, công cụ thích hợp trong điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, cán bộ QMR cũng cần có các kỹ năng xã hội khác như: trình bày, truyền đạt, thuyết phục, khích lệ để tập hợp mọi người tham gia cải tiến hệ thống chất lượng. Họ cũng cần có năng lực tổ chức, chỉ đạo các hoạt động triển khai, các cuộc đánh giá và có lối tư duy theo hệ thống vì “tiếp cận theo hệ thống” là một nguyên tắc quan trọng xuyên suốt Bộ Tiêu chuẩn ISO 9000.

Câu hỏi đặt ra cho các doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 là: làm thế nào để có cán bộ QMR tốt, làm thế nào để có thể thu nhận tối đa sự đóng góp của QMR cho hoạt động cải thiện hệ thống ISO 9000. Đánh giá đúng tầm quan trọng của cán bộ QMR và trao quyền chủ động một cách hợp lý cho họ là điều kiện tiên quyết để có được một cán bộ QMR đạt yêu cầu. Năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm, năng khiếu, tư duy và động cơ làm việc là những tiêu chí chủ yếu để có thể lựa chọn được một cán bộ QMR thoả mãn yêu cầu quản lý. Bên cạnh đó, lãnh đạo cấp cao còn cần có những hoạt động hỗ trợ về thời gian, giảm bớt công việc chuyên môn, cung cấp nguồn lực và các công cụ thích hợp để cán bộ QMR thực hiện vai trò của mình đạt kết quả tốt. Và để đáp ứng tinh thần cải tiến liên tục của bộ Tiêu chuẩn ISO 9000, việc đào tạo, tổ chức học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm là điều kiện không thể thiếu trong việc nâng cao năng lực, kiến thức cho cán bộ QMR để điều hành hệ thống đạt hiệu quả. Một số doanh nghiệp đã quan tâm đến nhu cầu đào tạo, cập nhật các kiến thức, kỹ năng cho QMR nhưng thường phải tự tìm đến các khoá đào tạo rời rạc với từng nội dung riêng lẻ mà không đảm bảo tính tổng hợp và tính hệ thống của kiến thức. Từ thực tế này, Trung tâm Năng suất Việt Nam - một tổ chức tư vấn chuyên nghiệp về ISO 9000 đã triển khai khoá đào tạo đầu tiên dành riêng cho đối tượng là QMR tại Tp. Hồ Chí Minh. Để đảm bảo hiệu quả thu nhận kiến thức, khoá đào tạo được thiết kế với số lượng học viên hạn chế nhưng đã thu hút được sự quan tâm của rất nhiều doanh nghiệp. Điều đó cho thấy nhu cầu về vị trí QMR

Rõ ràng, sự không hoàn hảo của vị trí QMR trong doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 là một lỗ hổng của Hệ thống Quản lý Chất lượng và là vấn đề bức xúc trong xu thế ISO 9000 toàn cầu.

Trong khi tỉ lệ các doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 mới chỉ chiếm 1% trong tổng số các doanh nghiệp Việt Nam thì việc triển khai áp dụng rộng rãi ISO trên toàn quốc sẽ mở ra một cơ hội nghề nghiệp lớn cho các cán bộ trong doanh nghiệp cũng như các sinh viên mới tốt nghiệp đại học. Trong điều kiện khoảng cách giữa vai trò, năng lực của các cán bộ QMR hiện tại so với yêu cầu của một QMR thực thụ đối với hệ thống ISO 9000 đang là vấn đề nan giải của nhiều doanh nghiệp thì việc trở thành một cán bộ Đại diện Lãnh đạo về Chất lượng trong xu thế ISO trên toàn cầu quả thực là một ước mơ trong tầm tay đối với rất nhiều người.  Để khai thác lợi ích của ISO 9000 phục vụ mục tiêu tăng trưởng doanh nghiệp, Đại diện Lãnh đạo về Chất lượng đã, đang và sẽ là vị trí vô cùng quan trọng đóng góp vào sự thành công của hệ thống điều hành doanh nghiệp.


Vậy QMR, Thư ký ISO có trách nhiệm, quyền hạn như thế nào? Làm sao để được Sếp quan tâm và coi trọng? Ở bài viết sau, tôi sẽ giúp cho bạn biết mô tả công việc (trách nhiệm, quyền hạn của QMR, Thư ký ISO).


Để trang bị thêm kiến thức về Quản lý chất lượng, xem các video đào tạo miễn phí, bạn có thể vào trang www.NinhVanHieu.com

Read more »